Versie / Version 2026-11-11

Privacyverklaring / Privacy statement

Practice Lab Planner. Nederlands eerst, the English text is below.

Nederlands

Wie is verantwoordelijk

SJEconsultancy, Sander Egbers, adres volgt na inschrijving, KvK volgt na inschrijving, [email protected], is verantwoordelijk voor je gegevens in Practice Lab Planner.

Welke gegevens wij bewaren, en waarom

Je e-mailadres en je account: je e-mailadres, je wachtwoord alleen als hash, wanneer je het account maakte en je e-mailadres bevestigde, en of het account gesloten is. Om je te laten inloggen en je licentie te koppelen. Grond: de overeenkomst.
Codes per mail: de code om je e-mailadres te bevestigen, je wachtwoord opnieuw in te stellen of een apparaat af te melden. Alleen als hash, 30 minuten geldig. Grond: de overeenkomst.
Je apparaten en je sessies: per ingelogd apparaat de beschrijving die je browser meestuurt (de user agent, waaruit wij een naam maken zoals Safari op iPhone), wanneer je daar inlogde en wanneer het apparaat voor het laatst gebruikt is, en de data waarop je een apparaat hebt afgemeld. Een sessie bewaren wij alleen als hash. Om het maximum aantal apparaten te bewaken en je account te beveiligen. Grond: de overeenkomst en ons belang bij een veilig product.
Je licentie: tot wanneer hij loopt, hoe hij gestart is (met een licentiecode of door de beheerder) en wanneer. Van de licentiecode die je gebruikte bewaren wij alleen een hash en de eerste 4 tekens. Bij een code kan de beheerder noteren voor wie hij is. Grond: de overeenkomst.
Je betaling: je betaalt met een bankoverschrijving. Het bedrag, de datum, het kenmerk, en de naam en het rekeningnummer zoals die op ons bankafschrift staan, bewaren wij in onze boekhouding, niet in de planner. Grond: de overeenkomst en de wettelijke bewaarplicht voor de boekhouding.
Een uitnodiging: als wij je uitnodigden, je e-mailadres en de datum van de uitnodiging, zodat je een account kunt maken als alleen uitgenodigde adressen dat kunnen. Grond: de overeenkomst die je wilt sluiten.
Je IP-adres, kort: alleen in het werkgeheugen van de server, om aanvallen en misbruik te stoppen, zoals te veel inlogpogingen. Wij tellen alleen pogingen van het laatste uur. Het staat niet in de database en niet in onze logs. Grond: ons belang bij een veilig product.
Serverlogs: per verzoek de tijd en welke pagina of functie gevraagd werd, zonder je IP-adres en zonder je e-mailadres. Bij een paar acties, zoals een afgemeld apparaat of een verwijderde online kopie, je accountnummer. Grond: ons belang bij een veilig en werkend product.
Je instemming met deze voorwaarden en deze privacyverklaring, met de versie en het moment waarop je het vinkje zette, en het moment waarop je bij het invoeren van een licentiecode afzag van je herroepingsrecht. Grond: de overeenkomst en de wet.
Je plan, alleen als je synchroniseren aanzet, en dan alleen versleuteld met jouw syncwachtwoord, met een volgnummer en het moment van de laatste opslag. Wij kennen dat wachtwoord niet en kunnen je plan niet lezen. Zonder synchroniseren staat je plan alleen in je eigen browser. Grond: de overeenkomst.
Mails: wij mailen je alleen wat bij je account hoort: codes, een uitnodiging en de bevestiging van je licentie. Geen nieuwsbrief.

Wij verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame en volgen je niet. Er zijn geen trackers en geen advertentiecookies. Er is één cookie: je inlogsessie. Je plan en de sleutel voor synchroniseren staan in de opslag van je eigen browser. Wij gebruiken alleen wat nodig is om in te loggen en het product te laten werken, daarom is er geen cookiemelding.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Je account en wat erbij hoort: zolang je account bestaat. Sluit je je account, dan kan niemand er meer mee inloggen en verwijderen wij meteen al je sessies. De rest verwijderen wij als je daarom vraagt, behalve wat de wet ons laat bewaren.
Verwijderen op verzoek: vraag je ons je gegevens te verwijderen, dan wist de beheerder je account binnen een maand. Dan verdwijnen je e-mailadres, je wachtwoord, je sessies en apparaten, je codes per mail, je uitnodiging, de naam bij je licentiecode en de versleutelde kopie van je plan. Voor de boekhouding en de wet bewaren wij, zonder je e-mailadres en alleen onder een accountnummer: de licentieperiode, het betalingskenmerk, het bedrag, en je instemming met de voorwaarden en je afstand van het herroepingsrecht met hun tijden. Daarna kun je met hetzelfde e-mailadres een nieuw account maken.
Codes per mail: na 30 minuten of na gebruik zijn ze ongeldig. Een sessie die 90 dagen niet gebruikt is, werkt niet meer.
De versleutelde kopie van je plan: tot je hem verwijdert in de planner (Sync, Forgot sync password, Delete the online copy), of tot je account verwijderd wordt.
Betaalgegevens: 7 jaar, omdat de wet dat voor de boekhouding eist.
IP-adressen voor de beveiliging: niet langer dan nodig. Ze staan alleen in het werkgeheugen en verdwijnen als de server herstart. De server stopt vanzelf als niemand hem gebruikt.
Serverlogs: hooguit een paar dagen.

Wie je gegevens ook verwerkt

Fly.io: de server waarop Practice Lab Planner draait, in Amsterdam. Fly.io is een Amerikaans bedrijf; doorgifte buiten de EU loopt via de standaardcontractbepalingen van de EU.
Cloudflare: beschermt en versnelt het adres planner.sjeconsultancy.com en ziet daarom je verkeer.
Apple iCloud Mail: verstuurt de codes en mails.
Rabobank: verwerkt je overschrijving.

Met deze partijen delen wij alleen wat nodig is voor hun taak.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen, een kopie krijgen en bezwaar maken. Een kopie van je accountgegevens download je zelf in je account met Download my account data. De versleutelde online kopie van je plan verwijder je zelf in de planner. Voor de rest mail je naar [email protected]. Je krijgt binnen een maand antwoord, en een verzoek om verwijdering voert de beheerder binnen die maand uit. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Beveiliging

Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS). Wachtwoorden, licentiecodes, codes per mail en sessies bewaren wij alleen als hash. Het beheer van Practice Lab Planner is beveiligd met een tweede code uit een authenticator. Je plan wordt in je browser versleuteld voordat het naar ons gaat (AES-GCM, met een sleutel uit jouw syncwachtwoord). Je syncwachtwoord verlaat je browser nooit.

Wijzigingen

Verandert deze verklaring, dan zie je de nieuwe datum bovenaan. Bij een grote wijziging mailen wij je vooraf.

English

Who is responsible

SJEconsultancy, Sander Egbers, address follows after registration, Chamber of Commerce (KvK) follows after registration, [email protected], is responsible for your data in Practice Lab Planner.

What we keep, and why

Your email address and your account: your email address, your password only as a hash, when you created the account and confirmed your address, and whether the account is closed. To let you sign in and to link your licence. Basis: the contract.
Codes by mail: the code to confirm your address, to set a new password or to sign out a device. Only as a hash, valid for 30 minutes. Basis: the contract.
Your devices and your sessions: for every signed in device the description your browser sends (the user agent, from which we make a name like Safari on iPhone), when you signed in there and when the device was last used, and the dates you signed out a device with a code. A session is stored only as a hash. To keep the device limit and to protect your account. Basis: the contract and our interest in a safe product.
Your licence: until when it runs, how it started (with a licence code or by the admin) and when. Of the licence code you used we keep only a hash and the first 4 characters. The admin can note who a code is for. Basis: the contract.
Your payment: you pay by bank transfer. The amount, the date, the reference, and the name and account number as they appear on our bank statement are kept in our books, not in the planner. Basis: the contract and the legal duty to keep the books.
An invite: if we invited you, your email address and the date of the invite, so you can create an account while only invited addresses can. Basis: the contract you want to make.
Your IP address, briefly: only in the working memory of the server, to stop attacks and abuse, such as too many sign in attempts. We only count attempts of the last hour. It is not in the database and not in our logs. Basis: our interest in a safe product.
Server logs: for every request the time and which page or function was asked for, without your IP address and without your email address. For a few actions, such as a signed out device or a deleted online copy, your account number. Basis: our interest in a safe product that works.
Your agreement to these terms and this privacy statement, with the version and the moment you ticked the box, and the moment you gave up your right of withdrawal when you entered a licence code. Basis: the contract and the law.
Your plan, only if you turn on sync, and then only encrypted with your sync password, with a revision number and the moment it was last stored. We do not know that password and cannot read your plan. Without sync your plan lives only in your own browser. Basis: the contract.
Mails: we only mail you what belongs to your account: codes, an invite and the confirmation of your licence. No newsletter.

We do not sell your data, do not use it for advertising and do not track you. There are no trackers and no advertising cookies. There is one cookie: your sign in session. Your plan and the key for sync are stored in your own browser. We only use what is needed to sign in and to make the product work, so there is no cookie banner.

How long we keep data

Your account and what belongs to it: as long as your account exists. If you close your account, nobody can sign in with it any more and we remove all your sessions at once. We delete the rest when you ask us to, except what the law lets us keep.
Removal on request: if you ask us to remove your data, the admin erases your account within a month. Then your email address, your password, your sessions and devices, your codes by mail, your invite, the name on your licence code and the encrypted copy of your plan are gone. For the books and the law we keep, without your email address and only under an account number: the licence period, the payment reference, the amount, and your agreement to the terms and your waiver of the right of withdrawal with their times. After that you can make a new account with the same email address.
Codes by mail: invalid after 30 minutes or once used. A session that was not used for 90 days stops working.
The encrypted copy of your plan: until you delete it in the planner (Sync, Forgot sync password, Delete the online copy), or until your account is deleted.
Payment details: 7 years, because the law requires it for the books.
IP addresses for security: no longer than needed. They are only in working memory and are gone when the server restarts. The server stops by itself when nobody uses it.
Server logs: at most a few days.

Who else handles your data

Fly.io: the server Practice Lab Planner runs on, in Amsterdam. Fly.io is a US company; transfers outside the EU are covered by the EU standard contractual clauses.
Cloudflare: protects and speeds up the address planner.sjeconsultancy.com and therefore sees your traffic.
Apple iCloud Mail: sends the codes and mails.
Rabobank: handles your bank transfer.

We share with them only what their task needs.

Your rights

You may see your data, have it corrected, have it deleted, get a copy and object. You download a copy of your account data yourself in your account with Download my account data. You delete the encrypted online copy of your plan yourself in the planner. For the rest, mail [email protected]. You get an answer within a month, and the admin carries out a request to remove your data within that month. If you are not satisfied, you can complain to the Dutch Data Protection Authority (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Security

Connections are encrypted (HTTPS). Passwords, licence codes, codes by mail and sessions are stored only as a hash. The admin side of Practice Lab Planner is protected with a second code from an authenticator. Your plan is encrypted in your browser before it reaches us (AES-GCM, with a key made from your sync password). Your sync password never leaves your browser.

Changes

If this statement changes, you see the new date at the top. For a big change we mail you beforehand.